אי אפשר להפריז בחשיבות של תקשורת יעילה. כשאתם רוצים להניע לפעולה, לקבל סיוע או להוביל פרויקט חדש - מסר ברור ואפקטיבי יעלה את הסיכוי להנעה ולתוצאות הרצויות.
ברוב המקרים, חוץ ישיבת צוות או פגישת פנים אל פנים, תמצאו את עצמכם מנסחים ומעבירים את המסר שלכם בעזרת כתיבת מייל.
Photo by Justin Morgan on Unsplash
אז הנה 8 דגשים חשובים במיוחד, שלמדתי מתוך ניסיון אישי וכואב, להעברת הרעיון שלכם בצורה הברורה ביותר באמצעות הדוא"ל. ושימו לב לסעיף האחרון, הוא הכי חשוב:
1. שורת ה-Subject - קל להזדרז ולכתוב ״בוקר טוב״ או ״בהמשך לשיחתנו״ בשורה הנושא אבל זו טעות מרה. צריך להבהיר לנמען מה ההקשר הכללי לפנייה שלכם, ואם יש אלמנט של דחיפות או חשיבות אפשר לציין את זה. בראייה קדימה, נושא ברור גם יעזור מאד בחיפוש עתידי כשהנמענים ינסו למצוא את המייל שלכם.
2. הקדמה (״למה אתה שולח לי את המייל הזה״) - כולנו עסוקים וכולנו טרודים. יכול להיות שיש לנו דד-ליין לחוץ, או שיש לנו עניין משפחתי שמעיק עלינו. אל תנחתו על הנמען שלכם ללא שום מסגור ו-״יישור קו״.
אם זה בהמשך לפגישה קודמת - תזכירו את זה. אם מדובר בפרויקט חדש - תבהירו את זה. אם זה בגלל שינויים, קשיים, או כל דבר אחר - תקדימו ותסבירו בקצרה.
רובנו נופלים למלכודת ומניחים שלקרוא מסר כתוב זה לא קשה או מאתגר במיוחד. וזה נכון, אבל רק במידה והנמענים שלכם היו מקבלים רק מייל אחד ביום ולא עשרות או מאות כאלו.
3. תכלס (״מה אתה רוצה ממני?״) - קריטי להוסיף הנעה לפעולה באופן ברור. אם יש דד-ליין - ציינו אותו. אם יש צעדים עתידיים ברורים - שרטטו אותם. צאו מנק׳ הנחה שהנמען לא מבין מה הצעדים הבאים כמו שהם ברורים לכם.
4. מובייל פירסט (לקרוא בדרכים) - לא מעט מהנמענים שלכם יקראו את המסר שלכם כשהם בדרכים, בבית או מחוץ לשעות העבודה. כלומר, דרך הסמארטפון שלהם ולא מול מסך מחשב רחב ונוח. קצרו משפטים ארוכים, הדגישו, מספרו והשתמשו בבולטים. החשיבות של הסדר והתצורה היא תמיד גבוהה, במכשירים ניידים זה מקבל משנה חשיבות.
5. ארוך מדי, נעבור לפלטפורמה אחרת - אם המייל שלכם ארוך מאד הוא כבר לא מייל. הוא מסמך, או דו״ח, או סיכום. זה אומר שאת הקוראים שלכם אתם צריכים להעביר לפלטפורמה אחרת לגמרי (קחו אותם, למשל, למסמך גוגל דוקס). דוא״ל הוא לא אמצעי תקשורת שבנוי לקריאת מסר ארוך או סימון הערות.
6. בלי צחוקים: צריך להיות אשף מילים רציני בשביל להכניס נכון הומור למיילים. וגם אז אנשים יכולים לפרש הומור באופן שגוי. תניחו לזה.
7. תניחו לזרג׳ון: ראשי תיבות כמו LMK, TYT, BTW, WDTY או IMO אולי ברורים לכם, אבל לא בהכרח שהם ברורים לנמענים שלכם. אפשר וכדאי להימנע מהם.
8. תורידו עומס מהנמענים שלכם: רובנו נופלים למלכודת הזו ומניחים שלקרוא מסר כתוב זה לא קשה או מאתגר במיוחד. וזה נכון, אבל רק במידה והנמענים שלכם היו מקבלים רק מייל אחד ביום ולא עשרות או מאות כאלו. היות וכולנו מוצפים מידע, מסרים, הודעות והתראות - אתם חייבים להוריד מעמסה מהנמענים שלכם. קצרו ותגיע לעניין.
אהבתם? מוזמנים לשתף ולהצטרף ל-4,800 מנויים על ערוץ הטלגרם שלי ו-להירשם לניוזלטר!
תמיד שמח להתחבר בלינקדאין!